GAFA部長の思考法12
本日は「会議力」の最後のレッスンです。まずはファシリテーションについて学びます。
●ファシリテーションのコツ
ファシリテーターの役割は、単に「会議を円滑に進める人」ではなく、「会議を結論まで導く人」であること。自分が全責任を持ってこの会議を最後の結論まで導くという強い意志が大切。
ファシリテーターが、その会議における自分なりの結論を用意することが重要。そして、自分がファシリテーションする会議の課題はなにか、どの部門の誰に何をお願いしたらそれを解決できるのか、を予め考えておくこと。そのために課題を部門別に依頼できるように要素分解しておいて、適切な人を会議に収集する事前準備の周到さが大切。
とはいえ、ファシリテーターがすべてを知っているはずがないので、知らないことが出てきた場合、該当者に先に声掛けしていない場合は、宿題にするか強引に電話して来てもらうなどしてすすめる。「誰が・何を・いつまでに」を明確にしながら会議を進めていく。
●ホワイトボードに目的をかく
会議は往々にして目的・ゴールを忘れて議論迷走することが多い。そのため、会議がはじまったら、ホワイトボードの左上に「今日の目的」を書いておいて、いつでもそこに戻れるようにする。
●ワークフローを書くコツ
フローを描くときは、縦に登場人物、横に時系列を置くのが基本。最初に登場人物をすべて洗い出しておくことがコツ。まずは手書きからはじめること。
参考に娘の誕生会をひとつのプロジェクトとしてまとめてみましょう。
横軸は時系列。縦軸に登場人物を描くと以下のようになります。
各登場人物がいつ何をすべきか分かりやすいですね。ただ、重複が多いというデメリットもありそうです。
次に、縦軸を要素別に分解してみました。
こうすると、 各要素の流れはわかりやすいですが、誰が何をするのかわからないですね。
両方作ってみて思ったのですが、手間ですが、これは縦軸は要素別と登場人物別の2パターンを作っておくのが正解かもしれません。GAFA部長はどのようにお考えになるのか、気になりますね。
●新しいプロジェクトで決めなければならないこと
①目的 例)東北地方のシェアを上げる
プロジェクトをおこなう目的。誕生日会の場合、「娘を喜ばすため」になる。
②目標 例)シェア15%を目指す
目標は、目的と異なり、達成度を計るための目標数値。誕生日会の場合、「娘を10回笑顔にする」
③範囲 例)販促施策は**店は含むが、✗✗点は含まない
範囲(スコープ)は目的・目標を達成するために、どこまでのことをするのか、逆にしないかを明確に線を引いて区別する。この項目が一番重要で、あれもしたい・これもしたいとついついスコープが広がりがちになるが、収集がつかなくなる。
誕生日会の場合、ケーキは1つまで。料理は3つまで。写真撮影時間は5分だけ。
④体制 例)要素Aは++さん、要素Bは**さん、・・・
プロジェクトを細かく分けた時、「誰がどの部分を担当するのか」「トップから末端までのチーム形態」を最初に決める。
また、会議体についても決める。役員レベルの報告会や小さな会議などをどのくらいの頻度で開催し、誰がでるのか、何をどのようなフォーマットで報告するのかを決めておく。
⑤スケジュール
「このプロジェクトでは、いつまでにどんな結果を出さないといけないのか」を明確に決める。
今日は非常に実践的な内容でした。あたまが疲れましたが、みなさんもぜひ参考にしてくださいね^^